Client Communication & Engagement Coordinator is responsible for interacting with and assisting customers and company employees on related matters during domestic and international business trips. The ideal candidate should have acumen, initiative, critical thinking and effective communication skills. Besides, the accuracy, ability to withstand work pressure and professional working attitude are also essential factors.

- Manage car arrangement

- Contact customers in advance of their scheduled trip

- Arrange accommodation needs, including early check-in and late check-out as required

- Arrange transportation for airport pick-up/drop-off and travel during the trip

- Assist customers with reservations for team lunches and dinners

- Arrange weekly activities for guests

- Provide support for customer apartment needs

- Address issues that may arise and offer assistance to customers/expats during their working time in Vietnam

- Assist routine work and additional tasks assigned by the line manager.

Client Communication & Engagement Coordinator chịu trách nhiệm tương tác và hỗ trợ khách hàng và nhân viên công ty về các vấn đề liên quan trong các chuyến công tác trong và ngoài nước. Ứng viên lý tưởng cần có sự nhạy bén, chủ động, tư duy phản biện và khả năng giao tiếp hiệu quả. Bên cạnh đó, tính chinh xác, khả năng chịu được áp lực công việc và thái độ làm việc chuyên nghiệp cũng là những yếu tố rất cần thiết.

- Quản lý việc đặt xe

- Liên hệ với khách hàng trước chuyến đi đã lên lịch

- Sắp xếp khách sạn bao gồm nhận phòng sớm và trả phòng muộn theo yêu cầu

- Sắp xếp phương tiện đưa đón sân bay và di chuyển trong suốt chuyến công tác

- Hỗ trợ khách hàng đặt chỗ ăn trưa và ăn tối

- Sắp xếp các hoạt động hàng tuần cho khách

- Hỗ trợ khách hàng về các nhu cầu liên quan đến phòng của khách hàng

- Giải quyết các vấn đề phát sinh và hỗ trợ khách hàng/chuyên gia người nước ngoài trong thời gian họ công tác tại Việt Nam

- Hỗ trợ các công việc thường nhật và các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công.

Qualifications and Experience:

- Bachelor’s degree in Tourism & Hospitality Management, Event Management, Communications, or related fields (preferred but not required)

- Have 1–3 years of experience in administration, assistance, customer services, coordination, or supporting foreign customers/expats

- Have experience as an MC at internal company events is an advantage.

Professional knowledge and skills:

- Knowledge of hotel booking procedures, transportation arrangements, and accommodation services

- Strong ability to plan, organize schedules, and coordinate transportation, accommodation, and activities accurately and efficiently

- Strong organizational and time-management skills

- Willingness to work with a flexible schedule, including evenings or weekends, and be on standby when necessary according to department needs

- Proficiency in Microsoft Office, Microsoft Teams, Outlook, and other office software skills

- Good English communication skills (B1 level or above).

Trình độ & Kinh nghiệm:

- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành quản trị du lịch – khách sạn, tổ chức sự kiện, truyền thông hoặc các ngành liên quan (ưu tiên nhưng không bắt buộc)

- Có 1-3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hành chính, trợ lý, chăm sóc khách hàng, điều phối hoặc vai trò hỗ trợ khách hàng/chuyên gia người nước ngoài.

- Có kinh nghiệm làm MC tại các sự kiện nội bộ tại doanh nghiệp là một lợi thế.

Kiến thức & Kỹ năng chuyên môn:

- Có kiến thức về quy trình đặt phòng, đặt xe, dịch vụ vận chuyển, khách sạn

- Khả năng lập kế hoạch, sắp xếp lịch trình, điều phối xe, phòng ở, hoạt động khoa học và chính xác

- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian

- Sẵn sàng làm việc với lịch trình linh hoạt, bao gồm buổi tối hoặc cuối tuần, và trong tình huống cần thiết phải trực theo yêu cầu thay đổi của phòng ban

- Thành thạo Microsoft Office, Microsoft Teams, Outlook và các kỹ năng tin học văn phòng khác

- Khả năng giao tiếp tiếng Anh tốt (từ B1 trở lên).